POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
KACHIN S.A.
KACHIN S.A., es una sociedad ecuatoriana legalmente constituida bajo las leyes de la República de Ecuador, cuyo Registro Único de Contribuyente es 0993385701001 y que mantiene su domicilio principal en la ciudad de Guayaquil, Av. Joaquin Orrantia Gonzalez y Av. Juan Tanca Marengo, Edificio 100 Business Plaza. KACHIN S.A. ofrece a sus CLIENTES o usuarios los servicios de remesas de dinero (también conocido como giros de dinero), recargas a planes y servicios a empresas de diversos tipos y/o pagos de servicios públicos y privados, a quien para efectos de la presente Política de Protección de Datos Personales se podrá denominar en adelante simplemente como KACHIN o RESPONSABLE DE TRATAMIENTO.
KACHIN respeta y protege la privacidad y los datos personales de todas las personas con las cuales interactuemos y por tanto nos hemos comprometido estrictamente con el cumplimiento de los principios y disposiciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento General, así como con aquellas regulaciones que fueren promulgadas en el futuro por la Superintendencia de Protección de Datos Personales y aquellas contenidas en los tratados internacionales que rigen la materia y que fueren aplicables y suscritos por el Ecuador.
RESPONSABLE DE TRATAMIENTO:
KACHIN S.A. actúa como RESPONSABLE DE TRATAMIENTO de los datos personales de sus clientes, potenciales clientes, proveedores, potenciales proveedores, socios de negocios, así como de nuestros trabajadores o candidatos a puestos de trabajo. A todos ellos y para efectos de la aplicación de la presente política se les denominaría simplemente como TITULARES.
Los TITULARES podrán dirigir sus requerimientos, solicitudes o peticiones de información y atención a través de los canales de atención que hemos habilitado para el efecto y que se encuentran a su disposición a través de nuestro sitio web: https://www.kachin.ec o a través del correo electrónico habilitado para este efecto: protecciondedatos@kachin.ec La documentación requerida para atenderlos podrá ser presentada por los TITULARES por medios digitales.
A continuación, nos hemos permitido suministrar la siguiente información de contacto:
DECLARACIONES GENERALES:
Los datos personales que son tratados por nuestra COMPAÑÍA son proporcionados directamente por sus TITULARES o se obtienen y tratan al amparo de las causales de legitimidad establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Además, informamos también que algunos de los datos personales que tratamos provendrán de fuentes de acceso público.
KACHIN S.A. realiza el tratamiento de los datos personales de forma lícita, justa, transparente, adecuada, pertinente, proporcional, limitada, responsable y exclusivamente para los fines y propósitos legítimos que se encuentran detallados más adelante en este documento. Sin perjuicio de lo cual, las finalidades estipuladas en el mismo podrán ser modificadas, sustituidas, eliminadas o reemplazadas posteriormente, lo cual será debida y oportunamente informado a los TITULARES a través de los diversos canales que existan a nuestra disposición.
Esta Política será observada y aplicada por todos nuestros colaboradores, sean estos, trabajadores, proveedores de bienes y servicios externos, representantes de nuestra organización, así como por nuestros socios de negocios.
OBJETIVO DE LA POLITICA GENERAL:
El objetivo de la presente política es el establecer las reglas y procedimientos que permitan el cumplimiento adecuado y oportuno de las disposiciones y principios constantes en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y en consecuencia, la protección y resguardo de los datos personales de los TITULARES. A través de este instrumento, KACHIN regula las prácticas de tratamiento que se realizan en la organización, así como informamos públicamente como protegemos, conservamos y tratamos los datos personales en nuestra compañía.
PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO:
Los principios que aplican el tratamiento de los datos personales son: principios de juridicidad, lealtad, transparencia, pertinencia, minimización de datos, confidencialidad, calidad, exactitud, finalidad, seguridad y responsabilidad proactiva. Todos estos principios serán entendidos en los términos y condiciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
FINALIDADES, CATEGORIAS DE DATOS Y TRATAMIENTO:
KACHIN recopilará y tratará únicamente los datos personales y la información estrictamente necesaria para ofrecer y proporcionar los servicios que le sean requeridos a través de nuestro sitio Web o de nuestros canales de venta autorizados, ya sean estos físicos o digitales.
Además, llevaremos a cabo el tratamiento de los datos personales que se nos proporcionen para realizar los procesos de comercialización, facturación y cobranza de los servicios comercializados, así como para enviar, en caso de ser necesario o requerido, avisos de seguridad, publicidad, promociones, material comercial, boletines informativos y contenido personalizado a nuestros clientes y proveedores. Todas estas acciones tienen como el propósito el atender los requerimientos comerciales, precontractuales y contractuales, así como cumplir con las obligaciones legales, contractuales y ejercer los derechos que nos asisten.
Los tratamientos que KACHIN llevará a cabo se circunscriben a lo siguiente:
- Recogida (captura de datos) - Registro (grabación)
- Conservación (almacenamiento) - Modificación o Adaptación
- Consulta - Comunicación por transmisión
- Cotejo - Interconexión
- Conservación II (en sistemas informáticos) - Comunicación
- Anonimización - Evaluaciones automatizadas
- Almacenamiento - Acceso
- Uso - Segmentación
- Perfilado - Geolocalización
- Utilización - Análisis
- Transferencia
Los datos personales que tratamos son aquellos que nos permiten identificar y contactar a sus TITULARES, así como también aquellos de naturaleza comercial, crediticia y financiera, los cuales nos son proporcionados directamente y de manera voluntaria por nuestros clientes y proveedores. Todo tratamiento se realizará con el fin de garantizar la provisión adecuada y segura de nuestros servicios.
Además de las finalidades descritas, KACHIN tratará los siguientes datos personales para:
Así mismo informamos que conforme se establece en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, KACHIN no requiere autorización o consentimiento de los TITULARES de los datos personales para tratarlos, cuando estos provengan de fuentes de acceso público o cuando su tratamiento sea requerido para los siguientes fines y propósitos:
- Suministrar información requerida por autoridades públicas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Atender casos de emergencia médica o sanitarias.
- Recabar información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
En el caso de que KACHIN deba obtener y tratar datos personales provenientes de fuentes de acceso público o de fuentes indirectas, notificaremos de esta situación a sus TITULARES en un plazo no mayor a treinta (30) días, contados a partir del día hábil siguiente a su recopilación o al momento en que establezcamos la primera comunicación con su TITULAR, lo que ocurra primero. La notificación se realizará por escrito a la dirección de correo electrónico que conste en los registros de la compañía o a través de un mensaje corto (sms) a los números telefónicos que hayan consignado. Posteriormente, mediante notificación electrónica, proporcionaremos la información detallada en el artículo 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
BASES LEGITIMADORAS DEL TRATAMIENTO:
KACHIN tratará los datos personales en razón las siguientes bases legitimadoras:
a. Por el consentimiento de su TITULAR.,
b. Por el cumplimiento de una obligación legal u orden judicial,
c. Por la ejecución de medidas precontractuales o el cumplimento de obligaciones contractuales,
d. Para satisfacer el interés legítimo, siempre y cuando este no prevalezca el interés o derechos fundamentales de los TITULARES.
CONSERVACION Y SEGURIDAD DE LOS DATOS:
El tiempo de conservación de los datos personales dependerá del tipo de dato, la finalidad del tratamiento, la fuente de legitimidad, o el tiempo que tome la atención de las posibles responsabilidades que pudieran surgir del cumplimiento de las finalidades de tratamiento para las cuales hayan sido recabados. No obstante, los datos personales se conservarán solo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades y obligaciones legales y contractuales. KACHIN revisará y actualizará, si es necesario, cada dos (2) años los criterios y plazos de conservación para asegurarse que estos estén actualizados y conforme los parámetros y plazos establecidos en la normativa legal vigente.
Una vez que se hayan cumplido las finalidades del tratamiento y de no existir obligación legal de conservación, los datos personales serán anonimizados, destruidos, bloqueados o devueltos a sus TITULARES. Para el caso de la devolución se requerirá que se presente solicitud escrita del interesado.
Los datos personales serán conservados debidamente almacenados en ficheros, archivos, registros o bases de datos estructuradas y correctamente identificadas. Los datos de nuestros clientes se almacenarán en la base de datos denominada “CLIENTES KACHIN”
Para resguardar adecuadamente los datos personales se aplicarán regularmente diversas medidas de seguridad y salvaguardas para proteger la disponibilidad, confidencialidad y autenticidad de la información, así como las recomendaciones emitidas por los organismos y entidades especializadas, tanto para los archivos y documentos físicos como para los soportes digitales. KACHIN cuenta con Políticas y medidas de seguridad de la información acorde a los criterios establecidos por las autoridades competentes.
ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES:
Los requerimientos, peticiones, quejas o reclamaciones que se presentaren respecto a los datos personales que KACHIN trata, serán atendidos dentro del plazo máximo de quince (15) días a partir de su presentación. Para atenderlos adecuadamente y dar respuesta a los mismos, se utilizarán los datos identificativos y de contacto que los TITULARES nos haya proporcionado, como son: nombres y apellidos, correos electrónicos o números telefónicos fijos o móviles.
En el caso de que los TITULARES consideren que los requerimientos, peticiones, quejas o reclamaciones no hayan sido resueltos satisfactoriamente conforme los criterios, plazos y procedimientos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento General podrán enviar su queja o reclamación a la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
CESION, TRANSFERENCIA y DESTINATARIOS:
Debido a la naturaleza de los servicios que prestamos, así como a su alcance territorial, KACHIN, trasmite, transfiere, comunica y otorga acceso a los datos personales, previa la autorización de sus TITULARES y de manera licita y legitima a:
a. Organismos de Control y Regulación Financiera;
b. Proveedores de servicios de KACHIN S.A.;
Así mismo, los datos personales podrán ser transferidos internacionalmente en caso de que dicha transferencia sea necesaria para cumplir con el servicio solicitado. Toda transferencia internacional cumplirá con los requisitos señalados en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. En caso de que los TITULARES no consientan en la transferencia/comunicación o cesión de sus datos personales nos veremos imposibilitados de prestarles nuestros servicios, ya que por mandato de la Ley es necesario verificar la identidad de nuestros clientes.
Los datos personales recabados podrían ser cedidos, transferidos o comunicados, previa autorización del TITULAR o existencia de una causal de legitimidad a terceros ajenos a KACHIN para cumplir una o varias de las finalidades del tratamiento. En dicho caso se obtendrá la autorización previa correspondiente.
DERECHOS DE LOS TITULARES:
Los TITULARES les asiste el derecho a obtener gratuitamente información y datos personales sobre sí mismos, así como a acceder, eliminar, rectificar, actualizar, oponerse, o limitar el tratamiento de sus datos y a no ser objeto de una decisión basada únicamente en valoraciones automatizadas de datos. Para ejercer sus derechos los TITULARES podrán enviar una solicitud debidamente fundamentada y por escrito a la siguiente dirección de correo electrónico: protecciondedatos@kachin.ec
El peticionario deberá adjuntar una copia simple de la parte frontal de su cédula de identidad o ciudadanía, o una copia de la hoja de identificación de su pasaporte, así como los demás documentos que le sean requeridos según sea el caso. La fundamentación de la solicitud, así como los documentos a presentarse, deberán observar los criterios y requisitos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Nuestra respuesta se restringirá al cumplimiento de los mandatos legales y contractuales.
VERACIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS DATOS PERSONALES:
Los TITULARES, al ser la primera fuente de acceso y de provisión de los datos personales son necesariamente responsables de su veracidad y autenticidad, así como de la información que nos hayan proporcionado y que hayamos, por tanto, recolectado, registrado y almacenado en cualquier de nuestros soportes, ya sean estos físicos o digitales. Consideraremos para fines de tratamiento que los datos provistos son exactos, íntegros, precisos, completos, comprobables, claros y actualizados. Sin perjuicio de lo anterior, al momento de su recolección realizaremos rutinas de validación y comprobación de identidad para identificar y corregir errores ortográficos, transposiciones de números, códigos incorrectos, datos incompletos e incoherentes, entre otros errores que pudieren afectar la calidad de los datos y la prestación de nuestros servicios.
Los datos personales de acceso público, cualquiera sea su naturaleza, serán recolectados, registrados y almacenados, en caso de ser necesario, en los mismos términos y condiciones en los cuales se encuentren publicados.
Igualmente, mantener la información actualizada y correcta es responsabilidad de todos los involucrados y es fundamental para proporcionar adecuadamente los bienes y servicios que nos son requeridos conforme a los términos y condiciones pactadas con nuestros clientes y proveedores. El suministrar información y datos personales incorrectos limitará la prestación de nuestros servicios.
Sin perjuicio de ello, KACHIN rectificará o actualizará los datos incorrectos o desactualizados a petición escrita del TITULAR, o su representante legal, y de acuerdo con la normativa legal vigente. Además, los TITULARES podrán en cualquier momento solicitar la actualización de la información y los datos personales que nos hayan provisto o que se encuentren en nuestros registros.
En caso de que se detectaren datos incorrectos sus TITULARES podrán presentar una solicitud y ejercer los derechos que les asisten a través de nuestro portal web o enviando su requerimiento a nuestro correo electrónico. Asimismo, KACHIN se reserva el derecho, en cualquier momento, de rectificar los datos personales que consten en sus bases de datos o archivos, si al contrastar los datos registrados con aquellos datos que constan en fuentes de acceso público se evidencia un error de forma.
USO DE LOS DATOS:
La información y los datos personales que se recopilen conforme la presente Política serán utilizados para la prestación de los servicios contratados a KACHIN, por lo que nos comprometemos a crear y mantener en un ambiente seguro mediante la implementación de medidas de seguridad y políticas apropiadas que permitan evitar la adulteración, perdida, deterioro, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
KACHIN a nombrado Delegado de Protección de Datos Personales a:
Nombre: Pedro Abel Rivera Vera
Número de Contacto: 099 4059032
Correo Electrónico: privera@kachin.ec
El Delegado cumplirá las funciones establecidas en la ley.
ACTUALIZACIONES Y MODIFICACIONES:
KACHIN se reserva el derecho de realizar, en cualquier momento, las modificaciones o actualizaciones que se estimen oportunas y necesarias a la presente Política de Protección de Datos Personales. En caso de que se realicen cambios materiales en esta Política, se informará a los TITULARES mediante una comunicación electrónica y se les requerirá, en ese momento, su revisión, aceptación o rechazo expreso a las condiciones expuestas en la misma.
En caso de que los TITULARES rechazaren las condiciones expuestas en la presente política se les informará sobre las consecuencias de su negativa respecto a la prestación de nuestros servicios.
Una vez que ha sido debidamente informado le agradecemos consignar su aceptación al contenido de la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales proporcionándonos su nombre y número de documento de identidad y marcando con una “X” en uno de los siguientes casilleros.
Versión 1.0 – 06/noviembre/2024